Pohledávky po splatnosti: jak a kdy upomínat
Většina pozdních plateb se nevymáhá, ona se prostě zapomene připomenout. Jednoduchý systém, který to spraví.
Peníze, které vám někdo dluží, jsou nejlacinější provozní kapitál, jaký můžete mít — pokud dojdou. U firem s více subjekty se ale pohledávky snadno ztratí mezi účetnictvími a nikdo je systematicky nehlídá. Výsledek: platíte svým dodavatelům včas, zatímco vaše vlastní peníze leží u odběratelů.
Proč faktury zůstávají nezaplacené
Ve většině případů to není zlá vůle. Je to setrvačnost: dokud nikdo neupomene, faktura čeká. Menší část jsou plátci, kteří záměrně natahují splatnost jako bezúročný úvěr. Obojí řeší totéž — pravidelné, odstupňované připomínání, které nedáte na náhodu.
Kdy upomínat
Před splatností: připomenutí
Pár dní před splatností krátká, přátelská zpráva „faktura je splatná 15. 7.“ není otravná — je to služba. U velkých částek se vyplatí vždy.
1–7 dní po splatnosti: první upomínka
Věcně a bez emocí. Většina poctivých plátců zaplatí právě teď, protože jim to jen vypadlo.
14 dní: druhá upomínka, důrazněji
Zopakujte částku, číslo faktury a datum. Přidejte konkrétní termín, do kdy čekáte platbu.
30 dní: poslední výzva před dalším krokem
Jasně, ale profesionálně. Zmíníte, že další bude následovat předání k vymáhání. U opravdu velkých částek zvažte telefon — osobní kontakt funguje líp než pátý e-mail.
Upomínání není konflikt. Je to údržba. Firmy, které upomínají systematicky, mají kratší dobu inkasa — ne proto, že jsou tvrdší, ale proto, že jsou pravidelné.
Odstupňujte tón, ne slušnost
Každý stupeň má být důraznější, ale nikdy hrubý. Zákazník, který zaplatí po druhé upomínce, je pořád zákazník — a příště zaplatí dřív, když ví, že si hlídáte pohledávky. Zachovejte věcnost: částka, faktura, datum, termín. Emoce vymáhání nezrychlí.
Jak si to nehlídat ručně
Klíč je vidět pohledávky po splatnosti průběžně, ne až když si vzpomenete. U jedné firmy to jde z hlavy, u pěti potřebujete jeden seznam přes všechny subjekty seřazený podle toho, kdo dluží nejdéle a nejvíc.
Finvelin ukazuje pohledávky po splatnosti napříč všemi firmami na jednom místě — vidíte, koho uhánět a kolik, aniž byste otevírali pět účetnictví. Samotné upomínky pošlete odtud, kde je běžně posíláte; jde o to je nepřehlédnout.
- Většina pozdních plateb je setrvačnost — vyřeší je pravidelné připomínání.
- Odstupňujte: připomenutí před splatností, pak upomínky v 1–7, 14 a 30 dnech.
- Přehled pohledávek po splatnosti přes všechny firmy na jednom místě je základ.
Když zkrátíte průměrnou dobu inkasa o 10 dní, uvolníte si tolik hotovosti, kolik v průměru vyfakturujete za těch 10 dní. U firmy s obratem 12 mil./rok je to zhruba 330 tis. Kč, které máte na účtě místo u odběratele.
Uvidíte to na vlastní oči za pár minut
Živé demo běží na fiktivní skupině tří firem — přihlásíte se a rovnou vidíte konsolidovanou cash pozici, pohledávky a 90denní výhled. Nic nepřipojujete.
